Ki kell választani, milyen nemzetiségűek érkezzenek jövőre, el kell küldeni a meghívókat. Tél végére a szervezők már tudják, melyik együtteseket várják majd augusztusban, így tavasszal elkezdik összeállítani a programfüzetet és a forgatókönyvet, ami persze egészen az utolsó pillanatig változhat, hiszen a vízumkérdés például visszatérő probléma. Idén a peruiak Magyarországra nem kaptak vízumot, de Franciaországba be tudtak utazni, ahonnan pedig már könnyebb volt eljutni hozzánk. A braziloknak csak arra volt pénzük, hogy a Frankfurtig közlekedő repülőjáratra váltsanak jegyet, onnan pedig ki-ki busszal, vonattal, vagy fapados géppel oldotta meg az ideutazást. Az ilyen megpróbáltatások miatt fordulhat elő, hogy míg a programfüzetben 20 ország szerepel, a valóságban csak 15 érkezik meg.

A nézők többnyire könnyed nyári szórakozásként élik meg a fesztivált, nem így a táncosok.
- Nagyon feszített a program – mondta a lengyel Blanca. Szinte minden nap fellépünk, de nem is ez a legfárasztóbb, hanem amikor népviseletbe öltözve órákon át várjuk, hogy színpadra kerüljünk. Így zajlik például a Nyitó- és Záróceremónia.

- Sokan rosszul lettek közülünk – meséli a szintén Lengyelországból érkezett Artur. Egyrészt nagyon melegünk volt, hiszen nálunk nyáron is hűvös az idő, másrészt nagyon sok volt a fellépés, és erre fizikailag sajnos nem mindenki van felkészülve. Az egyik táncos társamat kórházba kellett vinni, de szerencsére már jól van.

Nemcsak a táncosoknak fárasztó ez a bő hét. A stáb tagjai szinte az irodában élnek, a tolmácsok és a csoportkísérők pedig nap mint nap a csoportjuk mellett vannak, és igyekeznek minden kérdésre választ adni, minden kérésre megoldást találni.
- Szinte egész nap fordítok – mesélte Tóth Johanna -, egész nap a csoporttal vagyok, sokszor éjszakába nyúlóan is. Igyekszem mindig minden problémát azonnal megoldani, és előre kitalálni, mit szeretne a csoportom. Idén már negyedik alkalommal tolmácskodom, szereztem némi tapasztalatot, de még mindig érnek meglepetések, és nagyon elfáradok a fesztivál végére.

Persze, a problémák megoldásában az önkéntesek is élen járnak. Ők azok, akik abban segítenek, hogy zökkenőmentesen alakuljon a tíz nap.
- Már a legelső önkéntes gárdában benne voltam, évek óta részt veszek a fesztiválon – mondta Varga Csaba. Tudom, mit hogyan lehet megoldani, mire kell különösen odafigyelni, mikor kihez kell fordulni. Igyekszem minél többet segíteni abban, hogy minden simán menjen, persze ez nem könnyű. Idén például a fesztiválhajón megkeresett az egyik együttes zenésze, hogy eltört a dobverője, kerítsek neki egy hurkapálcikát. Találtunk, és tartalékba is félretettünk néhányat, hátha még szükségünk lesz rá. Jól tettük, mert a táncpanorámás fellépés előtt pár perccel ugyanez a fiú kétségbe esve ismét megkeresett, megint eltört a dobverője. Mivel előre gondolkodtunk, tudtunk segíteni, így szerencsére a műsor is jó hangulatban zajlott. A legtöbbet talán az ilyen apróságokkal tudunk segíteni.

A szervezők úgy vélekednek, a Summerfestbe bekapcsolódni a fárasztó munka ellenére is élmény. Ahhoz ugyanis, hogy a legtöbbet hozzák ki a fesztiválból, nagyon oda kell figyelni egymásra. Ez a figyelmesség pedig annyi örömteli pillanatot okoz, ami minden fáradságot és bosszúságot megér.